En el mundo de los servicios gestionados de impresión (MPS), las personas encargadas de implantar los servicios se les podría considerar como los superhéroes luchando contra el crimen que hacen las empresas al tener poco o ningún control de los costes y gastos de impresión.
Ahora en serio, una de las primeras cosas que se suele escuchar decir a los directores y gerentes de empresas cuando se les presenta la posibilidad de implantar medidas de ahorro en la infraestructura de impresión es "No tengo ni idea de cuándo supone el gasto en impresoras, consumibles, papel, servicio técnico...". Normalmente es una situación bastante común y difícil de modificar ya que, si no se conocen los datos y no se hace un estudio, difícilmente pueden calcularse las posibilidades de ahorro.
Ahora en serio, una de las primeras cosas que se suele escuchar decir a los directores y gerentes de empresas cuando se les presenta la posibilidad de implantar medidas de ahorro en la infraestructura de impresión es "No tengo ni idea de cuándo supone el gasto en impresoras, consumibles, papel, servicio técnico...". Normalmente es una situación bastante común y difícil de modificar ya que, si no se conocen los datos y no se hace un estudio, difícilmente pueden calcularse las posibilidades de ahorro.
Sin embargo, otra de las frases más comunes una vez se conocen realmente
los costes de impresión es "Como no hemos hecho algo antes?", y la
respuesta puede ser más simple de lo que parece, "Hay demasiados
cocineros en la cocina". Los departamentos de TI normalmente compran
equipamiento sin tener en cuenta el coste por página y los departamentos
de compras, compran los consumibles pasando la factura a Contabilidad.
Los chicos del servicio técnico solucionan los problemas, atascos,
errores... y los costes de todas estas actividades se dispersan por
múltiples departamentos sin que pertenezcan a ninguno en concreto.Sin una gestión eficaz de la infraestructura como aportan los servicios MPS, se pierden oportunidades de reducción de costes, así como reducir los problemas técnicos y eliminar los gastos innecesarios.
Entonces alguien tiene que ser el superhéroe del MPS, un servicio que pueda tener una visión clara de la situación para implantar soluciones y medidas que ayuden a gestionar mejor las impresoras. Y para esto es imprescindible la colaboración de los directores y gerentes a la hora de tomar las decisiones adecuadas que les facilitan los expertos en la materia. A la hora de implantar soluciones, es necesario también contar con la opinión de los usuarios finales, quienes utilizando los dispositivos día a día, tienen información útil y practica de los problemas o incluso posibles soluciones que tienen con sus impresoras.
[English Version] In
the world of managed print services (MPS), the persons responsible for
implementing the services they could be considered superhero fighting
crime made by companies having little or no control of costs and
printing costs.
Now seriously, one of the first things I usually say that the directors and managers when presented with the possibility of implementing conservation measures in the printing infrastructure is "I have no idea when it is spending on printers , supplies, paper, service ... ". Usually it is a fairly common and difficult to change because if the data are not known and is not a study can hardly be calculated the potential savings.
Yet another of the most common phrases once you really know the cost of printing is "Because we have not done something before?", And the answer may be simpler than it looks, "Too many cooks in the kitchen." IT departments typically buy equipment regardless of the cost per page and purchasing departments, purchase supplies from the invoice to accounting. The service guys solve problems, jamming, mistakes ... and costs of these activities are spread over multiple departments without belonging to any particular.
Without an effective management infrastructure and services provide MPS, lost opportunities to cut costs and reduce technical problems and eliminate unnecessary spending.
Then someone has to be the superhero of the MPS, a service that can have a clear view of the situation and measures to implement solutions that help better manage printers. And this is essential for the collaboration of the directors and managers in making appropriate decisions that facilitate the experts. When implementing solutions, we also need to have the views of end users who use the devices every day, have useful information and practical problems or solutions they have with their printers.
Now seriously, one of the first things I usually say that the directors and managers when presented with the possibility of implementing conservation measures in the printing infrastructure is "I have no idea when it is spending on printers , supplies, paper, service ... ". Usually it is a fairly common and difficult to change because if the data are not known and is not a study can hardly be calculated the potential savings.
Yet another of the most common phrases once you really know the cost of printing is "Because we have not done something before?", And the answer may be simpler than it looks, "Too many cooks in the kitchen." IT departments typically buy equipment regardless of the cost per page and purchasing departments, purchase supplies from the invoice to accounting. The service guys solve problems, jamming, mistakes ... and costs of these activities are spread over multiple departments without belonging to any particular.
Without an effective management infrastructure and services provide MPS, lost opportunities to cut costs and reduce technical problems and eliminate unnecessary spending.
Then someone has to be the superhero of the MPS, a service that can have a clear view of the situation and measures to implement solutions that help better manage printers. And this is essential for the collaboration of the directors and managers in making appropriate decisions that facilitate the experts. When implementing solutions, we also need to have the views of end users who use the devices every day, have useful information and practical problems or solutions they have with their printers.
