La dependencia del papel en las PYMEs

Hubo un tiempo, en el que los expertos indicaban una tendencia a reducir hasta la extinción el uso de papel en las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo, sin embargo, la realidad actual es muy distinta a esta predicción. Según un estudio de "The Economist", en los últimos 30 años, el consumo de papel se ha visto incrementado en un 50% incluso, estado de lleno en la era digital en la que muchos formatos se han reconvertido y existe una gran cantidad de soluciones tecnológicas para reemplazarlo.

Entonces, porque las empresas continúan consumiendo más papel que nunca?, aparte de los conceptos de evolución tecnológica generacional, adaptación a los cambios, costumbres, etc... la explicación puede ser que estamos expuestos y accedemos a muchisima más información que hace 30 años, estamos continuamente manejando grandes cantidades de datos que nos obligan a usar medios para compartirla y controlarla, y eso en las pequeñas y medianas empresas es un hecho que se enfrenta con la inversión en infraestructuras tecnológicas.

Como herramienta de marketing, las comunicaciones impresas se han demostrado como uno de los elementos más efectivos para captar la atención de los posibles clientes y con esto, ser el detonante del cierre de un acuerdo o venta.

Esto indica que el papel va ser un elemento importante todavía en el día a día empresarial particularmente en las PYMEs. Entonces, la clave para lograr una optimización en su consumo no será eliminar por completo su uso, sino adaptarlo a las necesidades reales y mejorar la eficacia del uso mediante soluciones personalizadas.

Sin embargo, existen algunos elementos que pueden ser tratados para mejorar y reducir la dependencia del papel. Estas acciones no representan grandes cambios ni inversiones en tecnologías complejas.

• Contar al menos con un dispositivo a color, ya que se ha demostrado que los contenidos a color, tienen un mayor impacto en los clientes que el blanco y negro, y presentaciones o gráficos internos son mucho más claros. Además, los costes de la impresión a color se han ido reduciendo significativamente durante los últimos años. Resulta más rentable un documento a color que 10 en blanco y negro. 
• Utilizar la red corporativa o el correo electrónico para compartir documentos diarios que no requieran ser mostrados en grupo.
• Aprovechar las capacidades que dan los nuevos dispositivos móviles (smartphones o tablets) para distribuir la información electrónicamente.
• Mejorar el uso que se le da al escáner para digitalizar documentos que han llegado impresos, esto además reduce las necesidades de espacio para almacenamiento.
• Adquirir dispositivos multifunción (MFP), con unas prestaciones mucho mejores que dispositivos específicos (impresora, copiadora, fax...) se ahorra espacio y costes.
• Cambiar al uso de la impresión a doble cara. Esto debería de ser obligatorio en todas las PYMEs.

Y hay muchas más recomendaciones, sin embargo, a partir de aquí, depende de la capacidad, tanto económica como iniciativa para adoptar medidas más concretas para mejorar la productividad del uso del papel en las PYMEs, ya que actualmente, existen multitud de soluciones tecnológicas que se pueden adaptar a casi cualquier tipo de empresa y representan costes muy ajustados teniendo en cuenta los beneficios que aportan.