Conceptos de los servicios de MPS

Como norma general, hemos visto que el concepto de MPS (Managed Print Solutions) no está presente en el vocabulario habitual de las empresas y servicios de informática que prestan servicios. Los servicios de MPS no son un elemento nuevo en las tecnologías de la información, sin embargo, todavía hay muchas veces que, antes de poder vender ningún producto o servicio relacionado con MPS, hay que dar una larga y a veces compleja explicación de lo que se trata, lo cual complica el ya suficientemente complejo ciclo de ventas. [English version] As a general rule, we have seen that the concept of MPS (Managed Print Solutions) is not present in the everyday vocabulary of business and computer services serving. MPS services are not a new element in the information technology, however, there are still many times before being able to sell any product or service related to MPS, give a long and sometimes complex explanation of what is issue, which complicates the already complex enough sales cycle.

Por eso, creo necesario hacer un poco de mención a este elemento. Ya que, al igual que otros servicios de TI, los cambios en los procesos e infraestructura no sucede de la noche a la mañana. Hay que identificar la situación actual del cliente y definir la etapa de madurez del entorno de impresión, es decir, el conjunto de impresoras, copiadoras, multifucionales, escaners, servidores de impresión y sistemas anexos. Primero tenemos que identificar cual de los tres niveles de servicios de gestión tiene un nivel más bajo de control y productividad. So I need to make some mention of this element. Since, like other IT services, changes in processes and infrastructure does not happen from one day to other. You have to identify the client's current situation and define the stage of maturity of the printing environment, ie the set of printers, copiers, multifucionales, scanners, print servers and systems annexes. First we have to identify which of the three levels of management services have a lower level of control and productivity.

Una vez definidos los objetivos y situación real de la infraestructura, es necesario buscar las herramientas de gestión que, además de ajustarse a la propuesta económica (no vale la pena ahorrar 1000€ al més si la aplicación cuesta 3000€ al mes), se adapte a determinados requerimientos del cliente, como tiempo y complejidad de la implantación, cambios en la organización de IT, integración con aplicaciones especiales... Pero no se acaba aquí, una vez encontrada la aplicación adecuada, hay que normalmente instalar un piloto, definir la prueba, el plan de implantación, plan de proyecto, implantar y probar, asumir fallos, entrenar a usuarios... After defining the objectives and actual situation of the infrastructure, it is necessary to look for management tools that also conform to the economic proposal (not worth saving € 1000 a month if the application costs € 3000 per month), suits to specific customer requirements such as time and complexity of implementing changes in the IT organization, integration with special applications ... But do not stop there, once you have found the right application, you must usually install a pilot test set, the implementation plan, project plan, implement and test, take decisions, train users ...

Además de la implantación de las herramientas de gestión se pueden externalizar determinados procesos de negocio, aunque la externalización de procesos es siempre una tarea compleja y que requiere conocimiento y experiencia, suele suponer un aumento de la productividad de los usuarios finales de las impresoras y un sistema que además, es facil de medir y controlar mediante los SLAs (Service Level Agreements). Besides the implementation of management tools can outsource certain business processes, but outsourcing of processes is always a complex task that requires knowledge and experience, usually means increased productivity for end users and printers system is also easy to measure and control by the SLA (Service Level Agreements).


Fase 1 - Conocer: Step 1 - Know:

En esta fase el objetivo es hacerse con el control de la impresión. Conocer y controlar lo que está sucediendo realmente en el entorno de impresión. Tener una visión detallada de todo lo que se imprime, dónde y por quién se va a imprimir. In this phase the objective is to gain control of the print. Know and control what is really happening in the printing environment. Having a detailed overview of everything that is printed, where and by whom to be printed.

Fase 2 - Optimizar y gestionar: Step 2 - Optimize and manage:

Una vez controlado el entorno de impresión, debería comenzar el proceso de optimización de los dispositivos, identificar lo que es el mejor lugar para cada producto y el mejor equipo para cada lugar. Identificar e implementar las mejoras necesarias para el buen funcionamiento del proceso de impresión y el ciclo de vida de los documentos, es también muy importante. After inspecting the printing environment, you should begin the process of optimization of the devices, identify what is the best place for each product and the best equipment for each location. Identify and implement improvements necessary for the proper operation of the printing process and the life cycle of documents, is also very important.

Fase 3 - Innovacion: Step 3 - Innovation:

En esta fase de la gestión de servicios de impresión se debe involucrar también los procesos de los flujos de trabajo e impresión de documentos. El proveedor de MPS debe centrarse en mejorar los procesos de negocios corporativos, añadiendo así una mayor eficiencia y eficacia. At this stage of the print service management must also involve processes workflows and printing of documents. MPS provider should focus on improving corporate business processes, thereby adding greater efficiency and effectiveness.

Tras esto, también hay que definir un plan de mejora continua para asegurar que el entorno de impresión sigue estando optimizado. After that, we must also define a continuous improvement plan to ensure that the printing environment remains optimized.